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数据录入的这些坑,你有没有被坑过

1、合并单元格

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在工作表中大量使用合并单元格,这样的后果是不能正常排序和筛选,也无法填充公式。




支招:除了要直接打印或是领导有特殊要求的表格,其他表格你就规规矩矩的录入吧。

2、使用空格对齐

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支招:如需对两个字的姓名对齐,可以选中单元格区域,按Ctrl+1组合键打开【设置单元格格式】对话框,将水平对齐方式设置为分散对齐:


3、滥用批注

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在Excel文档中使用批注,可以对需要特殊数据进行进一步的说明。但是批注的内容使用常规方法无法提取,里面的数字也无法汇总,一旦被滥用,那就是自讨苦吃了,就像下图中的批注,你要怎么汇总?


支招:必要时可以加上一列备注来替代批注功能,这样在编辑、汇总时都会方便很多了。

4、颜色标记

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对符合特定条件的数据使用手工标记颜色,虽然外表看着美观了,但是Excel无法按照颜色进行汇总,一旦要按指定条件汇总数据,就只能干瞪眼。时间久了,自己都不知道这些颜色表示啥意思了:


支招:如果要对符合某种条件的数据进行标记,别忘了使用条件格式。需要汇总时,可以根据条件格式的规则来指定汇总规则。

5、 数、量不分

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把Excel当成Word用,眉毛胡子一把抓,所有内容都放到一个单元格里,这样的数据,你怎么汇总?




支招:养成记流水账的习惯,同一个项目单独记录一行,每个单元格中只存放一项内容。

6、日期格式不规范

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8位数字的日期、小数点间隔的日期,想必小伙伴们都遇到过,一旦要按日期进行汇总,马上歇菜。


7、称谓不统一

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同一个单位的名称各式各样,简称全称齐上阵,A1还是是“上海测量研究所”,到A10就成了“上测所”,到最后自己都不知道谁和谁是一家了。


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